Tietosuojaseloste

Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja

REKISTERISELOSTE (Henkilötietolaki 10 §)

1. REKISTERINPITÄJÄ

Opteam Yhtiöt Oy (Opteam)
Y-tunnus: 1507886-3

Mikonkatu 2 D
00100 Helsinki
Puh. 010 8500 900
Faksi 010 8500 901
helsinki@opteam.fi

2. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Henkilöstöjohtaja Anne Jurvelin
Mikonkatu 2 D
00100 Helsinki

3. REKISTERIN NIMI

Työnhakijarekisteri

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN JA REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Rekisteriin kerätään tietoja, jotka ovat tarpeen Opteamin harjoittamassa työntekijöiden rekrytoinnissa ja välittämisessä sekä työsuhteen luomisessa ja ylläpitämisessä. Henkilötietorekisteriin kerätään vain tietoja, jotka ovat tarpeellisia kunkin tarjolla olevan, hakijan hakeman työtehtävän hoitamisen kannalta. Henkilötietojen kerääminen perustuu työnhakijan antamaan suostumukseen.

Henkilötietoja käsitellään työnhakijoiden soveltuvuuden arvioinnissa sekä valitsemisessa tiettyyn Opteamin, Opteamin tytäryhtiön tai osakkuusyhtiön taikka edellä mainitun/mainittujen asiakkaan tarjoamaan tai avoimena olevaan työtehtävään. Henkilötietoja käytetään myös työnhakijan ja Opteamin välisen asiakassuhteen hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen; analysointiin ja tilastointiin sekä palvelun tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteriin kerätään työnhakijoista tietoryhmittäin seuraavat tiedot:

Työnhakijan perustiedot:
Etu- ja sukunimi, syntymäaika- ja paikka, osoite, postinumero ja -toimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, kieli, EU-kansalaisuutta, työlupaa ja työtuntirajoitteita koskevat tiedot, valokuva.

Koulutus ja kokemustaidot:
Koulutus, kielitaito, käydyt kurssit, ammatti, työkokemus, mahdollinen erityisosaaminen, nykyinen sekä aiemmat työsuhteet sekä niiden kesto ja laatu, työterveydentilaa koskevat tiedot (siltä osin kuin tarpeellisia työtehtävien kannalta), suosittelijat, ajokorttitiedot ja auton käyttömahdollisuus.

Työnhakijan toiveet:
Toiveet työhön sijoittumisesta ja työpaikasta, palkkatoive, toivottu työntekopaikka, toivottu työn aloittamis- sekä päättymisajankohta, muut toiveet.

Työnhakijan rekisteriin tallennettuja tietoja voivat muuttaa ne Opteamin toimihenkilöt, joilla on rekisterin käyttöoikeus. Työnhakija voi itse muuttaa nimi- ja yhteystietojaan Extranetin kautta omilla henkilökohtaisilla salasanoillaan. Rekisteriin tehdyistä muutoksista jää aina tieto siitä, milloin ja kenen toimesta muutos on tehty.

6. REKISTERIN TIETOLÄHTEET / SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisterin tiedot kerätään työnhakijalta hänen suostumuksellaan. Työnhakijalta kerättävät tiedot koostuvat työnhakijan työhakuportaalin kautta toimittamasta alustavasta hakemuksesta, työ- koulu- ja muista todistuksista sekä työnhakijan mahdollisessa haastattelussa antamista tiedoista.

7. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET / SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Työtehtävien kannalta tarpeellisia henkilötietoja voidaan luovuttaa Opteamille, Opteamin tytäryhtiölle tai osakkuusyhtiölle taikka edellä mainittujen tahojen asiakkaalle. Henkilötietoja luovutetaan vain edellä mainittujen tahojen rekrytoinnista vastaaville henkilöille. Työnhakijarekisterin huolto- ja ylläpitotehtävissä toimivilla on pääsy työnhakijarekisterin henkilötietoihin siinä määrin, kuin se huolto- ja ylläpitotehtävien kannalta on tarpeellista.

Henkilötietojen luovuttaminen perustuu rekisteröidyn suostumukseen.

Työnhakijarekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisteri koostuu sekä manuaalisesta että atk-pohjaisesta rekisteristä. Rekisterillä ei ole yhteyttä muihin henkilörekistereihin.

Manuaaliseen rekisteriin kerättäviä henkilötietoja säilytetään lukollisissa säilytystiloissa kunkin Opteam-toimiston tiloissa. Säilytystiloihin on pääsy ainoastaan toimihenkilöillä, joiden on työtehtäviensä puolesta tarpeellista käsitellä henkilötietoja.

Atk-pohjaista rekisteriä käytetään verkkoympäristössä. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot kerätään yhteisiin tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja muilla tarkoituksenmukaisilla teknisillä keinoilla suojattuja. Työnhakijarekisteri on suojattu SSL-yhteydellä. Rekisterin palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain ennalta määritellyillä henkilöillä. Tietokoneet, joilla rekisteriä käytetään, sijaitsevat kulunvalvontalaitteilla valvotuissa tiloissa ja ne on suojattu salasanoin.

Rekisteriä käytetään Opteamin määrittelemillä henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla, joita on määritelty erilaisille tasoille riippuen toimihenkilön työtehtävistä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joiden hoitamista varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Järjestelmän ylläpitoon ja huoltoon osallistuvilta kolmansilta tahoilta Opteam vaatii riittävää tietosuojausta sekä sitoumusta olla käyttämättä henkilötietoja.

REKISTERÖITYJEN INFORMOINTI (Henkilötietolaki 24 §)

Tiedot poistuvat työnhakijarekisteristä automaattisesti 6 kuukauden kuluttua työntekijän viimeisestä yhteydenotosta Opteamiin.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyillä on Henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot. Jos rekisteröity haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on hänen toimitettava kirjallinen ja omakätisesti allekirjoittamansa pyyntö rekisterinpitäjälle tai esitettävä pyyntö henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

Tietojen tarkastaminen on maksutonta, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot rekisteröidyille tai järjestää tilaisuuden tutustua tietoihin ilman aiheetonta viivytystä.

Tiedon korjaaminen

Jos rekisterissä oleva tieto on esimerkiksi vanhentunut, puutteellinen, virheellinen tai tarpeeton, on rekisteröidyllä oikeus pyytää häntä koskevan tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö on hyvä tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti.

Tietojen tarkastamiseen sekä korjaamiseen liittyvissä asioissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Opteamin henkilöstöjohtaja Anne Jurveliniin osoitteeseen Opteam yhtiöt Oy, Mikonkatu 2 D, 00100 Helsinki.

Evästeet

Käytämme sivuillamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.